Marchés au numérique

Marchés au numérique

Depuis le 1er octobre 2018, tous les marchés publics supérieurs à 25 000 euros hors taxes sont passés sous forme numérique, les offres « papier » ne sont plus acceptées.

Selon l’OECP (Observatoire économique de la commande publique), 33,6 % des procédures en 2016 avaient donné lieu à au moins une offre dématérialisée (contre 8,5 % en 2011). La communication a été accélérée depuis quelques mois à destination des acheteurs et des entreprises, par exemple, en fournissant aux relais que sont les associations d’élus, les organisations professionnelles et les chambres consulaires des kits de communication et en ouvrant un site d’information sur la transformation numérique de la commande publique, www.economie.gouv.fr/commande-publique-numerique.
Les acheteurs doivent désormais effectuer leurs procédures de marchés via une plate-forme d’achat dématérialisée, appelée « Profil d’acheteur », à destination des entreprises candidates. Cette plate-forme permet :
• de mettre à disposition des entreprises les documents de consultation ;
• de répondre aux questions des entreprises et à leurs demandes d’informations via une messagerie sécurisée ;
• de recevoir les candidatures et les offres par voie électronique ;
• elles n’ont pas à être signées ;
• de respecter l’ouverture des plis à la date choisie ;
• de transmettre les informations et décisions aux entreprises (lettres de rejet, notification d’attribution, etc.) par voie électronique ;
• de se mettre en capacité de signer électroniquement le contrat avec l’entreprise retenue.
Elle garantit l’intégrité des documents (les informations contenues n’ont pas été modifiées) et la traçabilité totale des flux d’informations (horodatage compris).

La dématérialisation de la commande publique

Tous les acteurs gagnants
La dématérialisation, c’est du gagnant-gagnant pour les acheteurs et les entreprises.
Les avantages de la dématérialisation pour l’acheteur sont multiples :
• elle lui évite des tâches administratives répétitives ;
• sa commande publique est plus transparente ;
• il peut développer sa fonction Achats en se dotant d’outils numériques ;
• il peut proposer aux entreprises soumissionnaires un plus large éventail de fonctionnalités (informations, statistiques de marchés, réponses aux questions en ligne…).
Côté entreprises, elles y voient une plus grande accessibilité à l’information et une opportunité de gagner des marchés.
L’État y trouve aussi plusieurs avantages : professionnalisation de sa fonction Achats et développement d’une économie numérique en rendant les acteurs français plus « compétitifs » notamment au niveau européen.

Des enjeux économiques et environnementaux de premier ordre
La commande publique (les marchés publics et les concessions) représente 200 milliards d’euros par an, soit environ 8 % du PIB, dont 80 milliards pour les 300 000 marchés publics passés annuellement par les 130 000 acheteurs. Les marchés publics doivent s’adapter aux enjeux du numérique, notamment en ayant recours à la dématérialisation. 75 % des entreprises utilisent encore le papier aujourd’hui pour répondre aux marchés publics.
Quelques exemples d’économies annuelles chiffrées :
• L’économie en papier (impression, courrier) est estimée à 117,5 millions d’euros (33,50 M€ pour les acheteurs et 84 M€ pour les entreprises). Au niveau de la récupération automatique et la réutilisation de données de candidatures, le gain est estimé entre 5,5 à 46 M€.
• Chaque année, l’archivage des documents de marchés représente 165 km linéaires de stockage. Un archivage électronique permettrait donc d’économiser par an en stockage l’équivalent de Paris-Troyes. En matière environnementale, cela représenterait 6 000 tonnes de papier en moins, soit 12 000 tonnes de bois et 360 millions de litres d’eau économisés, 1 kg de papier à produire consommant 2 kg de bois et jusqu’à 60 litres d’eau.
• Concernant l’exécution des marchés publics, le gain lié à la facturation électronique généralisée serait de 710 millions d’euros (375 M€ pour l’administration et 335 M€ pour les entreprises)

Les acheteurs se sont préparés
La très grande majorité des acheteurs se prépare depuis 2016. Ils se sont équipés de profils d’acheteurs auprès des éditeurs informatiques spécialisés.
Des acheteurs se sont regroupés pour mutualiser leur équipement. Pour l’État et ses services, la plate-forme PLACE fonctionne depuis plusieurs années. L’ensemble des associations d’élus a régulièrement informé et sensibilisé leurs membres.
27 offres mutualisées régionales (Maximilien en Ile-de-France, Mégalis en Bretagne…) ou départementales sont d’ores et déjà identifiées. Tout acheteur public de ces territoires peut donc avoir accès à un profil d’acheteur.
Les collectivités territoriales au-delà de 5 000 habitants sont normalement équipées.
Pour les acheteurs passant un faible nombre de marchés supérieurs à 25 000 euros comme des collectivités de taille modeste, il existe des possibilités d’acheter un profil d’acheteur à l’acte auprès des éditeurs.

Les entreprises se sont également préparées
Côté entreprises, la grande majorité connaît l’importance du numérique et se prépare à la dématérialisation depuis longtemps, notamment car elles y voient une plus grande accessibilité à l’information et une opportunité de gagner des marchés.
Il faut souligner le travail important des organisations professionnelles et des chambres consulaires qui informent régulièrement depuis 2016 leurs adhérents et ressortissants sur la dématérialisation de la commande publique et l’échéance du 1er octobre. Les secteurs les plus concernés par la commande publique sont très actifs, notamment le BTP et les services informatiques. 28 % des 80 milliards des marchés publics concernent les PME. Les PME d’une certaine taille ont globalement intégré le numérique. La dématérialisation devrait les aider, car elles auront ainsi accès à plus de marchés et sont par nature plus réactives et flexibles.
Pour les TPE non habituées au numérique, elles répondent rarement seules à des marchés supérieurs à 25 000 euros. Si elles sont sous-traitantes d’un groupement avec un mandataire de taille plus importante, elles pourront bénéficier de l’expérience de ce dernier.

Les prochaines étapes de la dématérialisation
Le franchissement du cap de la dématérialisation de la passation des marchés devrait durer quelques mois, le temps que les acheteurs passent leur première commande dématérialisée et que les premiers résultats des consultations, qui sortent en général deux à trois mois après la date de publication, soient connus.
Au-delà de cette phase, le plan de la transformation numérique de la commande publique, adopté fin 2017 et prévu jusqu’en 2022, continue. Son objectif est la complète dématérialisation de la commande publique, sur toute la chaîne, de l’annonce publique à l’archivage.
Au cœur de toutes les actions du plan se trouvent les questions d’interopérabilité des systèmes d’information, ou comment faire communiquer ces derniers entre eux. Un grand chantier sera lancé pour cartographier les données de la commande publique et pour élaborer un cadre commun d’urbanisation des systèmes d’information de la commande publique d’ici fin 2019.
Vont aussi être lancés des travaux autour de l’archivage électronique. L’augmentation importante du nombre de marchés passés sous forme électronique et le volume croissant de la taille des fichiers amènent à se pencher dès maintenant sur les solutions d’archivage, mais aussi sur les questions d’équipement.

Le site d’information de la dématérialisation
Lancé en juillet 2018, avec l’ensemble des partenaires publics concernés par la dématérialisation, il donne toute l’actualité de la dématérialisation. Les acheteurs et les entreprises ont leurs pages dédiées : economie.gouv.fr/commande-publique-numerique

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