Pour le meilleur de l’administration

Pour le meilleur de l’administration

Le 4e Comité interministériel de la transformation publique, largement inspiré des contributions issues du Grand débat national, s’est tenu le 15 novembre dernier et a rendu compte des engagements prioritaires du Gouvernement en matière d’organisation administrative.

Au cours du troisième Comité interministériel de la transformation publique (CITP) tenu le 20 juin dernier, le premier ministre a lancé l’acte II de la transformation publique. Largement inspirée des contributions issues du Grand débat national, cette nouvelle étape s’articule autour de trois engagements prioritaires dont le Gouvernement rend compte aujourd’hui :
• une organisation administrative plus simple et plus réactive au travers d’un plan détaillé de suppressions et de regroupements de commissions et d’entités rattachées aux administrations centrales ainsi que d’un allègement sans précédent des textes d’organisation ;
• des administrations plus proches et plus accessibles au travers d’un plan de relocalisations de certaines administrations hors de Paris et des grandes métropoles régionales, du déploiement du réseau d’espaces France Services et d’une déconcentration de la prise de décision au plus proche du terrain ;
• une administration plus efficace capable de tirer le meilleur parti des outils numériques au service des usagers (publication de l’observatoire de la dématérialisation ; nouveaux outils en faveur des usagers les plus fragiles), des agents publics (construction progressive d’un nouvel environnement de travail numérique des agents) et des politiques publiques qu’ils conduisent (bilan, à mi-mandat, du fonds de transformation de l’action publique).
Cette transformation des administrations se concrétise d’ores et déjà à travers une évolution profonde des modes de travail qui s’incarne symboliquement par la tenue de ce CITP dans un nouveau lieu dédié à l’accélération de projets récemment ouvert par la Direction interministérielle de la transformation publique (DITP).

Un État plus simple et plus proche

Simplifier le paysage administratif : la réduction du nombre de commissions consultatives et de structures rattachées aux administrations centrales
• Engagement n° 1 : le Gouvernement s’est engagé à réduire le nombre de commissions obligatoirement consultées avant de prendre une décision administrative. Ce travail de simplification répond à trois objectifs :
– accélérer la mise en œuvre des décisions en optimisant les délais de préparation des textes (notamment des décrets d’application des lois) et en évitant des consultations souvent trop formelles ;
– privilégier d’autres modes de consultations ou d’associations à la décision publique, moins administratifs et plus ouverts sur la société ;
– dégager du temps administratif sur des actions à plus forte valeur ajoutée pour nos concitoyens.
Résultat : près de 90 commissions consultatives seront supprimées, dont 63 avant fin 2019.
• Engagement n° 2 : la multiplicité des structures aux formes et statuts juridiques variées (observatoire, agence, délégation, inspection, etc.) – qui comptent pour certaines un très faible nombre d’agents – nuit à la lisibilité et à la cohérence des missions des administrations centrales. Le Gouvernement s’est engagé à ce que chaque ministère procède à un passage en revue systématique des entités de moins de 100 ETP afin de proposer la suppression ou le regroupement des entités n’ayant pas la taille critique.
Résultat :
– 80 structures seront supprimées ou regroupées.

Rapprocher les administrations des citoyens et des territoires
• Engagement n° 3 : afin de répondre à la double attente de proximité et de rééquilibrage des forces économiques et institutionnelles sur l’ensemble du territoire, le Gouvernement s’est engagé à transférer certains services ou entités hors de Paris et des grandes métropoles régionales.
Résultat : 40 opérations de relocalisation de services qui concernent près de 6 000 agents ont été décidées. Elles conduisent à trois grands mouvements :
– des transferts de services depuis Paris ou la proche banlieue parisienne vers les régions ;
– des transferts de services depuis Paris vers la région Ile‑de‑France, majoritairement vers la Seine‑Saint‑Denis ;
– des transferts de services depuis des métropoles régionales vers des communes de taille plus modeste en zone rurale ou péri‑urbaine.
Ces relocalisations constituent une première vague qui pourra être complétée par d’autres projets en cours d’instruction, dans le respect du dialogue social propre aux organismes potentiellement concernés.
• Engagement n° 4 : le Gouvernement s’est engagé à déployer un réseau de services publics polyvalents – les espaces France Services – afin de permettre aux usagers de procéder aux principales démarches administratives du quotidien dans un lieu unique, à moins de 30 minutes de leur domicile. L’objectif est de couvrir chaque canton par au moins une structure France Services d’ici à fin 2022.
Résultat : la formation des agents polyvalents et les outils numériques qui seront mis à disposition des futurs espaces France Services ont été expérimentés en septembre et octobre 2019 dans 6 départements pilotes (Ardennes, Calvados, Hautes‑Pyrénées, Ille‑et‑Vilaine, Vaucluse et Vendée). Après une phase d’audit qualité, environ 400 structures France Services ont été sélectionnées pour une ouverture en janvier 2020. La liste est disponible sur le site du Commissariat général à l’égalité des territoires.
Dans chaque structure France Services labellisée, 6 opérateurs (La Poste, Pôle emploi, Caisse Nationale d’Assurance Maladie, Caisse Nationale d’Assurance Vieillesse, Caisse Nationale d’Allocations familiales, Mutualité sociale agricole), et 3 administrations partenaires (intérieur, impôts et justice) s’engagent à garantir une offre de services et d’accompagnement. Au-delà de ces 9 partenaires, d’autres services publics et privés pourront être présents dans les France Services labellisées.
Les services rendus à l’usager sont multiples :
– aide personnalisée à la constitution des dossiers, simulation des droits et aides sur les démarches santé, famille, retraite, recherche d’emploi ;
– aide au renouvellement des papiers d’identité (CNI / passeport) et du permis de conduire, accès au solde des points du permis de conduire, aide au renouvellement de la carte grise ;
– accompagnement à la déclaration de revenus, accompagnement à l’appropriation du prélèvement à la source, achat de timbres fiscaux ;
– information et orientation en matière d’accès aux droits – mise en relation avec les professionnels du droit (avocat, huissiers, etc.) ;
– accès en libre-service à l’ensemble du matériel nécessaire pour la réalisation des démarches administratives : ordinateur, scanner, imprimante, webconférence pour rendez-vous à distance ;
– services postaux (sauf si point postal présent dans la commune).
Après ces premières ouvertures en janvier 2020, d’autres espaces France Services seront labellisés en 2020 et 2021. Les Maisons de Services au Public (MSAP) existantes continueront de bénéficier des financements de l’État (30 000 € par maison) jusqu’à fin décembre 2021, afin de les accompagner dans leurs démarches d’amélioration de la qualité du service rendu et pour leur permettre de s’inscrire dans les nouveaux critères de labellisation France Services.
• Engagement n° 5 : afin de renforcer les marges de manœuvre des agents de terrain et d’assurer une prise de décision au plus près des citoyens, le Gouvernement s’est engagé à transférer l’ensemble des décisions individuelles (sauf exception dûment justifiée) au niveau déconcentré, en privilégiant le niveau départemental, voire infra‑départemental.
Résultat : 1 000 procédures autrefois gérées à Paris ont été soit supprimées, soit transférées au niveau déconcentré. Il en résulte que plus de 95 % des décisions administratives individuelles seront prises au niveau déconcentré, au plus proche des citoyens.
• Engagement n° 6 : le Gouvernement s’est engagé à déconcentrer une enveloppe du Fonds pour la transformation de l’action publique aux préfets de région, dans le cadre de la réforme de l’organisation territoriale de l’État.
Résultat : dès juillet 2019, une première enveloppe de 6 millions d’euros a été allouée aux préfets de région.

Des modes de travail différents pour plus d’efficacité des politiques publiques

Donner plus de souplesse aux administrations pour s’organiser : vers une culture de la responsabilité et de la réactivité
• Engagement n° 7 : afin d’accélérer la mise en œuvre opérationnelle des décisions gouvernementales, les administrations doivent pouvoir s’adapter plus facilement et rapidement aux politiques publiques prioritaires. Cela passe par :
– une liberté accrue donnée aux directeurs pour fixer leur organigramme ;
– la réduction des échelons hiérarchiques ;
– la constitution facilitée d’équipes‑projets ;
– la diminution du poids des activités récurrentes (réduction de la production normative, rationalisation des modalités d’exercice de la tutelle, etc.).
Résultats :
– la circulaire du Premier ministre du 5 juin 2019 a supprimé le contrôle préalable, par les services du premier ministre et du ministre de l’Action et des Comptes publics, des réorganisations des administrations centrales ;
– au‑delà de la suppression de ce contrôle préalable, la majeure partie des entités (toutes celles en dessous des sous‑directions, soit plus de 2 500) ne feront plus l’objet de textes réglementaires afin de donner aux managers publics et à leurs équipes la possibilité de modifier les organisations en fonction des projets à conduire ;
– les conditions de nomination aux emplois d’expert de haut niveau et de directeur de projet sont assouplies : fusion des deux emplois, enveloppe annuelle sans contrôle préalable avant la publication de chaque avis de vacance, suppression de l’avis préalable du ministre de la Fonction publique sur les nominations ;
– en application de la loi de transformation de la fonction publique, près de 3 000 emplois de direction seront ouverts aux contractuels au 1er janvier 2020.

 Mieux associer les agents à la prise de décision et au suivi des réformes
• Engagement n° 8 : du 18 février au 15 avril 2019, une grande consultation nationale à destination des agents publics – « simplifions ensemble » – a été lancée afin d’identifier les blocages rencontrés par les agents dans leur quotidien. Cette consultation a débouché sur 19 000 propositions et 1,65 million de votes auxquels le Gouvernement s’est engagé à répondre.
Résultats : un premier « droit de suite » a été donné aux agents ayant participé à cette consultation.
Des ateliers ont été organisés les 9 et 10 octobre 2019, avec une cinquantaine d’agents publics dont les contributions avaient recueilli le plus de votes de leurs pairs, pour affiner les propositions faites. Il ressort de ces ateliers les axes suivants :
– mettre le principe de confiance au cœur des relations entre les agents et leurs managers ;
– replacer les agents au cœur de l’action publique ;
– simplifier l’environnement de travail des agents.
Décision : à la suite de ces ateliers, dont la synthèse est disponible sur le site modernisation.gouv.fr, il a été décidé de retenir les propositions suivantes :
– systématiser la consultation des agents en amont des réformes puis au cours de leur mise en œuvre, afin de détecter les améliorations possibles en phase de mise en œuvre :
– mettre à disposition d’outils de collecte d’idées et de propositions utilisables par chaque ministère avant le lancement d’une réforme ;
– systématiser la présence physique des managers sur le terrain, pour renforcer leur connaissance des territoires avant la mise en œuvre des politiques publiques dont ils ont la responsabilité : des visites au niveau départemental ou infra‑départementale seront organisées très régulièrement par les secrétaires généraux et les directeurs d’administration centrale ;
– simplifier l’environnement de travail numérique des agents.

Le numérique au service l’efficacité de l’action publique

Dématérialiser les services publics : vers une plus grande attention portée à la qualité et à l’accompagnement des usagers en difficulté
• Engagement n° 9 : dans le cadre du programme Action publique 2022, le Gouvernement s’est engagé à rendre accessible sur internet l’ensemble des démarches administratives. Afin de suivre de manière précise l’état d’avancement de ce chantier, le Gouvernement s’est doté depuis juin 2019 d’un Observatoire de la dématérialisation qui rend compte, chaque trimestre, de la numérisation de 250 démarches administratives emblématiques (critère : le nombre de fois où la démarche est effectuée chaque année par les usagers). Tout en poursuivant ces objectifs quantitatifs, le Gouvernement a souhaité mettre l’accent sur la qualité et la simplicité de la numérisation du point de vue de l’usager. Cela passe par :
– le pré‑remplissage des données pour le compte de l’usager ou l’application du principe du « dites‑le‑nous une fois », grâce à la reprise automatique des informations déjà détenues par les différentes administrations, notamment par le déploiement d’API (interfaces de programmation applicative) ;
– la détection et l’accompagnement des usagers en difficulté face aux outils numériques.
Résultats : la deuxième édition de l’Observatoire – disponible sur le site observatoire.numerique.gouv.fr – a été publiée en octobre 2019. De nouveaux services ont été mis en ligne depuis juin 2019 :
– le portail justice.fr permet aux personnes et aux entreprises impliquées dans une procédure civile (exemple : divorce, pensions impayées, conflit de consommation, etc.) de consulter leur dossier en ligne (convocations, avis, dates d’audience, etc.) et de suivre leur avancée ;
– le nouveau service diplome.gouv.fr permet à toute personne diplômée de l’enseignement scolaire (brevet des collèges, baccalauréat, brevet professionnel, CAP‑BEP, etc.) d’obtenir une attestation numérique pour chacun d’eux. Ce service permettra, a minima, d’accéder à tous les diplômes postérieurs à 2009. Il sera également possible pour les employeurs de vérifier la validité des diplômes de leurs futurs salariés.
Depuis juin 2019, l’Observatoire permet de mesurer deux nouveaux critères qualitatifs :
– l’existence de la fonction pré‑remplissage des procédures : en octobre 2019, 24 % des démarches dématérialisées qui pourraient appliquer le principe « dites‑le nous une fois » proposent un pré‑remplissage intégral des données demandées à l’usager. 54 % appliquent un pré‑remplissage partiel ;
– l’accessibilité via smartphone ou tablette : en octobre 2019, 60 % des démarches en ligne sont accessibles via des sites adaptés pour les smartphones ou tablettes.
Décision : au regard de la faible proportion des démarches « pré‑remplies » par les administrations, le Gouvernement lance un plan d’accélération du « dites‑le‑nous une fois » avec un calendrier précis de mise en œuvre et charge la Direction interministérielle du numérique de le mettre en œuvre avec l’ensemble des administrations concernées.
– Avant le 30 avril 2020, 5 principaux détenteurs de données fréquemment demandées dans les procédures administratives devront mettre celles‑ci à disposition des autres administrations. Ces 5 administrations et opérateurs sont le GIP Mes Droits sociaux (MDS) pour les derniers salaires perçus ; la Direction générale des finances publiques pour le revenu fiscal de référence, les informations sur le conjoint, l’adresse : les Caisses d’allocations familiales (CAF) pour les informations sur les enfants, l’adresse et le quotient familial ; le Pôle emploi pour les informations contenues dans les attestations relatives au chômage ; le ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation pour les informations contenues dans les attestations relatives au statut étudiant.
– Cet échange automatique de données entre administrations – qui restera soumise à autorisation de l’usager – permettra le pré‑remplissage de 6 démarches administratives à fort volume d’ici le 30 septembre
2020 : demande d’allocation logement en ligne ; simulation de droits sociaux ; demande de prime d’activité ; aide au logement étudiant ; demande ou renouvellement de logement social ; recensement citoyen obligatoire ;
– d’ici le 31 décembre 2020, le pré‑remplissage sera étendu à l’ensemble des démarches dématérialisées suivies dans l’Observatoire ;
– afin d’accompagner l’ensemble des administrations concernées dans la mise en œuvre du pré‑remplissage des procédures, un guichet « dites‑le‑nous une fois » sera ouvert en décembre 2019 au sein de la direction interministérielle du numérique de l’État.
• Engagement n° 10 : l’État s’engage à mieux détecter et accompagner les usagers en difficulté avec les outils numériques.
Résultats :
– s’agissant des usagers en situation de handicap, le décret du 24 juillet 2019 qui fixe les modalités d’accessibilité des personnes en situation de handicap aux services en ligne (notamment publics) permet de fixer un socle minimal d’exigences pesant sur les administrations et opérateurs ;
– pour l’ensemble des usagers éprouvant des difficultés avec les outils numériques : le Gouvernement vient de lancer l’expérimentation Aidants Connect. S’appuyant sur le mécanisme d’identification FranceConnect, cet outil propose un cadre sécurisé techniquement et juridiquement pour permettre à un aidant professionnel de réaliser les démarches administratives en ligne pour le compte d’une personne, sans solliciter ses mots de passe.
Décisions :
– en janvier 2020, lors de la prochaine édition de l’Observatoire de la dématérialisation, le critère « accessibilité aux personnes en situation de handicap » sera suivi pour chacune des 250 démarches ;
– après sa phase d’expérimentation dans une dizaine de territoires, le dispositif Aidants Connect sera généralisé à compter de juin 2020, notamment au sein des espaces France Services et des lieux de médiation numérique ;
– afin de mieux identifier les difficultés concrètes posées par la dématérialisation des démarches, un Panel représentatif des usagers associant chercheurs et représentants d’usagers se réunira régulièrement à compter de décembre 2019 afin de passer en revue les démarches administratives par grande thématique. Il permettra une prise en compte en continu des retours d’expérience des citoyens.

Améliorer les conditions de travail des agents : de nouveaux outils numériques au service des administrations
L’évolution des modes de travail (télétravail, plateforme collaborative, échanges croissants de données et de fichiers) nécessite l’adaptation des solutions dont disposent les agents publics pour mener à bien leur mission avec l’ensemble de leurs interlocuteurs, dans l’État comme à l’extérieur (usagers des services publics, fournisseurs).
• Engagement n° 11 : l’État met à disposition de ses agents des outils numériques innovants, mobiles et collaboratifs en les faisant pleinement participer au choix, au prototypage et à l’évaluation des solutions retenues.
Résultats :
– à l’issue de deux appels à projets conduits en mars et en septembre 2019, 15 projets proposés par les agents ont été retenus pour être testés et prototypés. Ces solutions concernent le travail collaboratif (outils de stockage, de traitement de texte, de messagerie) et le travail en mobilité (outils permettant aux agents d’accéder à distance à leurs documents de manière sécurisée) ;
– l’État poursuit le déploiement de la messagerie instantanée sécurisée des agents publics, TCHAP, qui est utilisée désormais par 70 000 agents. Depuis octobre 2019, il est possible de convier des interlocuteurs extérieurs à l’administration dans les espaces de discussion privés ;
– en septembre 2019, le système de visioconférence webconf.numerique.gouv.fr a été généralisé à l’ensemble des administrations. Il permet à la quasi‑totalité des agents publics d’organiser des réunions à distance, y compris avec les collectivités territoriales, les particuliers et les entreprises ; de réduire l’empreinte carbone de l’administration ; d’éviter les déplacements chronophages.
Décision : à l’issue de la phase de prototypage issu des deux appels à projets, l’État mettra à disposition de l’ensemble des administrations une offre de services interministériels permettant à chaque agent d’accéder depuis son poste fixe ou mobile à l’ensemble des outils de communication et de collaboration retenus :
– messagerie instantanée sécurisée (TCHAP) ;
– webconférence publique ;
– outil de transfert fichiers volumineux gratuit (FRANCE TRANSFERT en cours de test) ;
– espace collaboratif (OSMOSE en cours de test) ;
Un prototype de cette offre de services interministériels sera présenté en mars 2020. Il constituera une première réponse concrète aux attentes et propositions exprimées par les agents publics à l’issue de la consultation « simplifions ensemble ! ».

Capitaliser sur les outils numériques pour améliorer l’efficacité des politiques publiques : bilan à mimandat du fonds de transformation de l’action publique
• Engagement n° 12 : lancé le 1er février 2018 à l’occasion du premier Comité interministériel de la transformation publique, le Fonds pour la transformation de l’action publique (FTAP) est doté de 700 M€ sur 5 ans.
Résultat : à l’occasion d’un échange entre le Premier ministre et les porteurs de projet lauréats lors du 4e CITP, un bilan a été réalisé à l’issue des 3 premiers appels à projets. Le FTAP soutient 63 projets pour un montant total de 351 M€. Il bénéficie à 61 entités de toutes natures et de tous niveaux, dont 31 directions d’administration centrales, 9 préfectures ou directions départementales, 21 opérateurs de l’État, dont 4 universités. Cet investissement devrait permettre 710 M€ d’économies cumulées pour l’État de 2019 à 2022 et des économies annuelles pérennes de 416 M€. Ces projets (liste complète disponible sur le site modernisation.gouv.fr) comportent pour la quasi‑totalité une forte dimension numérique, qu’il s’agisse :
– de l’utilisation des données (data science) ou de l’intelligence artificielle, dans des domaines variés : sécurité de la navigation maritime, ciblage de la fraude fiscale, utilisation des données de santé pour améliorer la prévention, exploitation des retours d’expérience en matière de sûreté nucléaire, prévisions météorologiques, etc. ;
– de l’amélioration des systèmes d’information internes, afin de mieux répondre aux attentes des usagers : traitement plus rapide des demandes d’hébergement d’urgence, optimisation de la gestion des scellés de la police technique et scientifique, etc.
– de la simplification et dématérialisation des démarches : création d’un portail unifié d’information et de services pour les personnes en situation de handicap ; création d’un portail unifié d’information et d’échanges à destination des entreprises exportatrices ;
– du développement de nouveaux outils comme la télémédecine en milieu pénitentiaire et pour la médecine de prévention au ministère de l’Intérieur notamment ; la visioconférence pour permettre aux usagers d’échanger avec un service de la DGFiP à partir des nouveaux points d’accueil de proximité ; les assistants virtuels pour aider les usagers dans leurs démarches en ligne (certification d’immatriculation, carte d’identité, impôts) ; la formation en ligne (développement d’une plateforme interne de cours à distance destinés à 900 000 agents publics).
Prochaines étapes : le cahier des charges du prochain appel à projets a d’ores et déjà été publié, et les prochains lauréats seront connus en avril 2020. Dans l’intervalle, toutes les administrations peuvent bénéficier d’un accompagnement à la constitution de leur dossier en contactant directement la Direction interministérielle de la transformation publique.
• Engagement n° 13 : lors du CITP du 29 octobre 2018, le Gouvernement s’est engagé à constituer un laboratoire d’intelligence artificielle – « Lab IA » – interministériel, pour accompagner les administrations dans le déploiement de leurs projets d’IA et leur permettre de bénéficier de l’état de l’art des technologies en matière d’IA, grâce à un réseau de chercheurs publics affiliés.
Résultat : mis en place au sein de la Direction interministérielle du numérique, le lab IA soutient les projets visant à expérimenter et développer l’utilisation de l’intelligence artificielle et des datasciences au sein de l’État. Il a accueilli 6 projets (21 novembre 2018), puis 15 supplémentaires (17 juillet 2019) dans des domaines variés tels que l’environnement, l’emploi, la santé et le social, ou encore la lutte contre la fraude. Par ailleurs, de nombreux ministères, opérateurs publics et collectivités engagent des projets d’IA dans leur périmètre.